1. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Abmahnung ist § 314 Abs. 2 BGB. Danach erfordert die fristlose Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses wegen der Pflichtverletzung einer Vertragspartei eine Fristsetzung zur Abhilfe oder eine erfolglose Abmahnung. Dies ist auch auf ordentliche (fristgerechte) Kündigungen analog anwendbar.

2. Zweck

Zweck ist es, dem Vertragspartner, im Arbeitsrecht meist dem Arbeitnehmer, deutlich zu machen, dass er gegen seine Pflichten verstoßen hat (Hinweisfunktion) und ihn dazu anzuhalten, derartiges schädliches Verhalten nicht zu wiederholen, sondern sich vertragstreu zu verhalten. Dafür muss das Fehlverhalten konkret bezeichnet werden. Dem Arbeitnehmer wird angedroht, dass ein weiteres gleichartiges Fehlverhalten zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen wird (Warnfunktion). Es ist sozusagen der „Schuss vor den Bug“, bevor, um im Bild zu bleiben, das „Schiff versenkt“ wird, also das Arbeitsverhältnis mit allen schwerwiegenden Folgen für den Arbeitnehmer gekündigt wird.

Weiterhin hat die Abmahnung den Vorteil, dass die betreffende Pflichtverletzung festgehalten wird (Dokumentationsfunktion). Um diese Funktion erfüllen zu können, muß die Abmahnung allerdings schriftlich erfolgen, was nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die Abmahnung ist im Sinne der Verhältnismäßigkeit der Mittel das mildere Mittel gegenüber einer Kündigung, um vertragswidriges Verhalten zu sanktionieren. Weil die Kündigung, zumal die fristlose, immer erst das letzte Mittel sein darf, ist die Abmahnung grundsätzlich vor jeder verhaltens- oder leistungsbedingten Kündigung erforderlich. Somit dient eine Abmahnung immer auch der Vorbereitung einer Kündigung für den Fall eines wiederholten gleichgelagerten Pflichtenverstoßes.

3. Verzichtbarkeit

Lediglich in krassen Ausnahmefällen oder bei notorischen Vertragsverstößen kann man auf eine Abmahnung verzichten.

Dies ist der Fall, wenn durch das Fehlverhalten das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer so stark beschädigt ist, dass der geschädigten Partei ein Festhalten am Arbeitsvertrag nach dem Ausspruch einer Abmahnung nicht mehr zuzumuten ist. Sie ist auch dann entbehrlich, wenn nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten ändert oder wenn der Vertragsverstoß schwerwiegend ist und der Arbeitnehmer wissen musste, das die Folge seines Fehlverhaltens die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sein würde.

4. Inhalt

Um ihre Funktionen auch erfüllen zu können, müssen Abmahnungen zwingend den folgenden Mindestinhalt haben:

• Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum und möglichst auch Uhrzeit.
• Darstellung, weshalb das Verhalten einen Pflichtenverstoß bedeutet, und zwar unter Angabe der Rechtsgrundlage (z.B. § xy des Arbeitsvertrages).
• Nachdrückliche Aufforderung, welches Verhalten der Arbeitgeber künftig erwartet.
• Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Wiederholungsfall.

Dabei ist zu beachten, dass es die Abmahnung entwerten kann, wenn man mehrfach lediglich mit der Kündigung droht. Mahnt man wegen desselben Verhaltens mehrfach ab, so muss die Drohung sich in ihrer Eindringlichkeit steigern.

5. Rechtsfolgen

Mahnt der Arbeitgeber ein Fehlverhalten ab steht ihm bei einem gleichartigen Verstoß i.d.R. die Kündigung des Arbeitsverhältnisses offen. Dies gilt allerdings nicht bei sehr leichten einmaligen Pflichtverletzungen. Solche Pflichtverletzungen müssen sich beharrlich wiederholen, damit dann nach mehrfacher Abmahnung eine Kündigung begründet erscheint. Ist ein konkretes Fehlverhalten allerdings abgemahnt worden, kann der Arbeitgeber eine Kündigung nicht auf dieses konkrete Vorkommnis stützen. Abmahnungen verlieren mit der Zeit ihre Warnfunktion. Nach ca. 2 bis 3 Jahren kann der Arbeitgeber eine Kündigung nach der Rechtsprechung nicht mehr darauf stützen, der Arbeitnehmer habe einen bereits abgemahnten Pflichtenverstoß erneut begangen.

6. Vorstufen

Ohne die rechtlichen Konsequenzen einer Abmahnung besteht auch die Möglichkeit, die Vertragspartei zu ermahnen, also deutlich Mißbilligung auszudrücken. Gerade bei kleinen Verstößen ist dies oft ausreichend und angemessen.

7. Gegenstrategien

Hält der Arbeitnehmer die Abmahnung für ungerechtfertigt, kann er wie folgt vorgehen:

Er kann eine Gegenvorstellung  (§ 83 Abs. 1 BetrVG) zur Personalakte reichen,

den Arbeitgeber, zur Entfernung aus der Personalakte auffordern,

sich beim Betriebsrat oder beim Arbeitgeber wegen ungerechter Behandlung nach §§ 84, 85 BetrVG beschweren,

Klage erheben oder

die Sache auf sich beruhen lassen und die Abmahnung im Kündigungsschutzprozess angreifen, wenn sie als Begründung für eine Kündigung herangezogen wird.

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